Becky Partida的基准测试:销售订单自动化使供应链受益

有效的订单实现是与客户保持牢固关系的关键因素，无论他们是否是战略合作伙伴。然而，许多组织都在努力做到这一点，因为他们严重依赖于大量数据输入的手动流程。手动处理订单可能会导致订单输入错误、订单数据库与其他内部系统之间缺乏集成以及对创建、填充和交付订单的端到端流程缺乏可见性，从而导致严重的中断。

销售订单自动化提供了消除许多此类错误和中断的潜力。这反过来又可以为组织提供可量化的利益。采用销售订单自动化时，认清现状建议专门用于处理销售订单的自动化，而不是仅仅采用电子数据交换(EDI)来处理销售订单企业资源计划(ERP)库存控制系统。内部开发的系统和从外部供应商购买的系统都比依赖手工流程的组织提供了好处。

APQC最近与文档处理自动化解决方案提供商Esker合作，对这一主题进行了研究。研究的目标是确定不同的销售订单自动化实践如何影响关键指标的绩效。对于供应链，自动化销售订单处理可以在订单周期时间和完美的订单性能方面带来好处。

评估首次数据的准确性

从手动订单处理和履行到自动化流程的组织将看到准确性的提高。但是，想要评估其自动化流程的组织可以跟踪报价和订单管理的首次数据准确性。有效的订单履行系统通常提供标准表单、下拉菜单和预设订单号，以尽量减少输入错误，从而提高首次数据的准确性。APQC发现，衡量、跟踪和奖励首次数据准确性的组织在提高订单填充率和准时交货方面非常有效的可能性是没有这样做的组织的2.8倍。

如图所示图1，那些测量首次数据准确性的组织有更短的客户订单周期时间，或订单放置和交付之间的时间。在中位数上，他们的周期时间比那些不关注首次数据准确性的组织大约短一周，这表明消除人工处理时间和错误会产生重大影响。

这些组织也比那些不关注首次数据准确性的同行有更高的完美订单性能。在中位数上，专注于首次数据准确性的组织实现了接近100%的完美订单绩效，这意味着几乎所有订单都完整，准时，无损坏并且具有正确的文档。相比之下，不注重首次数据准确性的组织的完美订单绩效仅为86%。虽然这个数字仍然很高，但不完美订单的潜在影响应该使组织努力实现尽可能高的完美订单绩效。

APQC的数据表明，销售订单自动化和对数据准确性的关注可以刺激组织在绩效方面取得重大进展。度量和奖励准确的数据可以激励组织内的员工接受自动化，并在负责处理和发送客户订单的职能部门中突出自动化的好处。

这些结果并不局限于APQC数据中的组织。在与组织的合作中，Esker发现医疗器械组织MEDRAD公司．通过关注首次数据的准确性，将订单输入错误从1.6%降低到0.4%以下。家具制造商Kimball International在采用专注于首次数据准确性的方法后，实现并保持了99.6%的订单输入准确率。

减少人为干预

最终，自动化销售订单处理的目标是减少流程中所需的人工干预。APQC的分析发现，人工干预程度较低的组织比需要更多人工干预的组织表现得更好。为了进行分析，APQC确定了位于前四分位数的组织组(意味着它们拥有高比例的无需人工干预的销售订单)和位于后四分位数的组织组(意味着它们拥有低比例的无需人工干预的销售订单)。

如图所示图2，在客户订单周期时间和完美订单绩效方面，排名前四分之一的组织表现更好。在中位数上，位于前四分之一的组织的客户订单周期中位数为两天，而位于后四分之一的组织的周期时间为8天。两组之间近一周的差异是一个强有力的指标，为了实现自动化的全部好处，组织应该努力限制处理销售订单所需的人工干预的数量。

排名前四分之一的组织也比排名后四分之一的组织拥有更高的完美订单执行率。在中位数上，排名前四分之一的人的表现比排名后四分之一的人高出6%。在90%的情况下，最低四分之一的组织的完美订单绩效并不令人失望，但为了保持与客户的积极关系和相对于竞争对手的优势，组织将明智地采取措施，提高他们的完美订单绩效。

APQC的数据清楚地显示了销售订单自动化的优势。埃斯克发现，这些结果适用于各行各业的组织。例如，制药公司协议医疗将订单处理自动化到中等程度，只有不到65%的订单不需要人工干预。即使是这种程度的自动化，该组织能够缩短其订单处理时间。食品分销商SanLucar将其大部分手工订单执行过程自动化，订单处理时间缩短了84%。更短的订单处理时间本身对这些组织来说是一个好处，但它们也通过供应链创造了好处，从而提高了准时交付的百分比。

选择销售订单自动化系统

自动化订单处理可以减少从生产到物流等各个功能的麻烦。减少或消除人工处理不仅可以减少数据输入中的错误，还可以使组织更快地完成订单，从而更多地按时交付。这种做法还减少了由于订单履行错误而导致的退货数量。

事实上，APQC发现，使用订单处理自动化的组织的订单处理速度平均提高了80%，订单交付时间也缩短了几天。

组织应该注意到，当实现自动化时，他们可以选择使用内部开发的系统还是购买外部开发的系统。两者都比手动处理订单有好处，但是两种类型的系统之间存在性能差异。使用外部开发系统的组织往往比使用内部开发系统的组织拥有更短的客户订单周期。然而，75%使用商业系统的组织认为他们的订单管理非常有效，而使用内部开发系统的组织中只有59%认为他们的订单管理非常有效。

在确定要使用的系统类型时，组织当然应该考虑他们是否拥有开发内部系统所需的资源，或者从财务和资源的角度来看，采用外部创建的系统是否更有意义。为组织定制的系统可能令人印象深刻，但并不总是必需的。他们还应该考虑订单接收过程的复杂性和订单进入的渠道数量。具有复杂的招聘流程和众多的招聘渠道的组织最好采用外部开发的系统。•

关于实施

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“测量和奖励准确的数据可以激励组织内的员工接受自动化，并突出自动化在负责处理和运送客户订单的职能部门的好处。”