IT资产管理应该成为每个组织在疫情后的优先事项

在COVID-19大流行开始时，各组织以创纪录的速度争相购买和部署新技术(包括产品和服务)，以实现在家办公。鉴于时间紧迫，通常的尽职调查程序被减少了，在某些情况下，甚至被完全绕过。

虽然这在当时是适当的行动方针，但现在我们开始期待生活恢复某种形式的正常，企业现在必须回顾所作的决定，并解决任何可能的过度承诺或在大流行开始时可能引入的供应商风险。

IT资产管理(ITAM)是IT部门的一个部门，仅专注于组织IT资产的管理和优化，是即将在疫情后审计中发挥重要作用的业务职能之一，因此也将在疫情后复苏中发挥重要作用。由于ITAM在采购前和整个生命周期的IT支出尽职调查中的作用，它很好地帮助供应链经理暴露和减轻无意的供应链风险。

风险在哪里?
由于时间限制和情况的紧迫性，在大流行期间，组织可能在不知不觉中为其供应链承担了一系列风险和成本。

•相关的合同:合同可能没有经过典型的评估/分析，并与组织的标准和强制性条款(商业和法律)进行比较-特别是对于新供应商;而且，可能已经被接受，而不是谈判，没有习惯的审查和批准。
•供应商的可行性:对新供应商可能遗漏了按照标准标准进行的惯常评估，或在有限的基础上进行了评估，这样就不能识别所有风险，更不用说减轻风险了，其后果不确定。与现有供应商的其他业务可能存在类似情况，特别是如果也受到大流行的影响。
•超支*该组织可能为大流行开始时匆忙购买的软件、硬件或服务支付了过高的费用，可能没有获得现有或谈判达成的折扣;或者，大流行后可能不需要。
•超量使用:许多组织购买了过多的软件、硬件或服务，不确定未来的需求或供应;在某些情况下，这种过剩被证明是不必要的，其结果是组织有未使用(和无法使用)的库存。例如，ViacomCBS最近在ITAM内部审计发现许多许可证未被使用后，在Zoom许可证上节省了32%以上。这只是一个软件。还有什么其他的节省方式吗?

covid后评估
组织现在应该对所有的合同和供应商进行评估，以确定和减少不必要的成本和风险。虽然应特别关注在尽职调查减少期间授予的新合同，但也应(重新)评估现有供应商的生存能力，以确定大流行造成的新的或变化的风险。建议的行动包括:

•盘点大流行期间订立的所有合同
•确定已实现和未来的承诺，必要时更新适用的预算
•将合同条款与组织标准条款进行比较;识别和处理重大差异
审核或进行供应商可行性评估
•审查供应商在大流行期间和根据合同的表现
•根据合同承诺和未来计划评估产品和服务的使用情况
•为了审计的目的，获得所需的批准(法律、财务、其他)，即使是在事后

由于ITAM的总体目标是控制成本、降低风险和使IT投资的价值/回报最大化，因此ITAM是进行或领导这些评估的最佳位置。ITAM与其企业和IT合作伙伴合作，监督IT投资的业务方面，包括合同、供应商和财务，考虑到整个生命周期，以及总拥有成本。因此，它是唯一一个已经跨越所有其他组织部门，并结合其对整个it投资组合(资产)的监督，来管理这些评估的必要的组织功能之一。

利用疫情后评估建立ITAM
那些以前从未研究过ITAM的组织可能会发现，疫情后评估也是一个跳板，在此基础上建立一个更正式的ITAM职能。虽然疫情后评估本身将在降低成本和风险方面产生重大价值，但我敦促各组织将ITAM视为一项持续的活动，而不是一次性活动。

除了新冠疫情后的审计，良好的ITAM将带来许多其他长期利益，特别是:

•节约成本考虑到大约三分之一的软件被浪费或未被使用，ITAM通常以其单独交付的成本节约来证明其存在的合理性。
•许可遵从性:如果公司还没有ITAM功能，他们通常会在软件许可遵从性审计后启动一个。根据ITAM回顾，31%的IT资产管理公司报告称，自COVID-19大流行开始以来，软件审计有所增加;显然，这种需求并没有消失。
•服务管理: ITAM是规划、成本计算、配置和交付资讯科技服务的宝贵资源。服务由IT资产组成，必须考虑IT资产成本、合同条款、供应商能力和风险等等，所有这些都在ITAM的范围内。
•Infosecurity:从历史上看，ITAM和信息安全(InfoSec)的合作和整合有限。通过与InfoSec合作，ITAM可以帮助提高对数据暴露和安全漏洞的可见性和控制。
•业务敏捷性．您对资产的可见性越高(例如，位置、配置、使用情况)，您更改的速度就越快(受制于适用合同中的条款)，业务转换的速度也就越快。

ITAM论坛的目标之一是使IT资产管理成为每个组织中事实上的业务实践。总有一天，ITAM将像市场营销、人力资源或IT部门一样，成为任何企业的常见和必要部门。ITAM是现代数字化业务的必要前提。如果组织只指望ITAM对其供应商风险进行covid后审计，他们将错过更多。

作者简介:雪莉·欧文是科技资产管理公司以及ITAM论坛．